Vos données dans Mandava

Qui est responsable

Ce que les élus mettent dans l'espace de leur CSE (réunions, dossiers des salariés qu'ils assistent, comptes, questions reçues) est sous la responsabilité du CSE. Mandava le traite pour le compte du CSE, uniquement pour faire fonctionner le service : c'est le rôle de sous-traitant prévu par l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les comptes des élus (nom, adresse e-mail, mandat) et la sécurité du service sont sous la responsabilité de l'éditeur de Mandava : Mavoix Digital Plus. Ses coordonnées figurent dans les mentions légales.

Ce que Mandava garde

Les élus

Prénom, nom, adresse e-mail, mandat (titulaire, suppléant, représentant syndical…) et fonctions au CSE (secrétaire, trésorier…).

Le travail du CSE

Les réunions et leurs ordres du jour, le texte des réunions enregistrées, les procès-verbaux, les dossiers des salariés assistés, les dépenses et les photos des reçus, le calendrier, les visites et inspections, les promesses de la direction suivies d'une réunion à l'autre.

Les questions des salariés

Le texte de la question, et seulement si le salarié le veut : son nom, son service, une adresse e-mail pour être prévenu de la réponse. Cette adresse ne sert qu'à le prévenir : les élus ne la voient pas. Pour éviter les envois en masse, Mandava garde deux jours une empreinte de la connexion, qui ne contient pas l'adresse internet.

Les salariés, pour les chèques cadeaux

Si le CSE distribue des chèques cadeaux avec Mandava, il dépose le fichier des salariés envoyé par la direction. Mandava n'en garde que le nécessaire : nom, prénom, matricule, adresse e-mail, date d'entrée, service, et, seulement si le fichier les donne, les années de naissance des enfants (pour le Noël des enfants ou la rentrée scolaire). Pour chaque cadeau : le montant et la date à laquelle le salarié a confirmé l'avoir reçu. Seuls le trésorier, le secrétaire et l'administrateur du CSE voient cette liste ; les autres élus et la direction ne la voient pas. Le lien personnel envoyé au salarié n'est gardé nulle part : seulement son empreinte. Ces données ne sont jamais transmises à Vérity.

Le son des réunions

Le son n'est jamais gardé. Il est transformé en texte, puis oublié. Les passages déclarés confidentiels ne sont pas enregistrés du tout.

Les réunions à distance

Le son et l'image passent d'un participant à l'autre par le relais de Cloudflare, le temps de la réunion : ils ne sont jamais enregistrés. Mandava garde seulement le jour où la salle a été ouverte, l'heure de la vérification de début de séance, et les liens d'invité (sous forme chiffrée). Le nom et la qualité qu'un invité indique en entrant s'affichent aux autres participants pendant la réunion, sans être gardés par Mandava ; son navigateur les retient pour la fois suivante.

Si le secrétaire enregistre la réunion à distance pour le procès-verbal (le CSE l'ayant décidé, article D2315-27 du Code du travail), un bandeau l'annonce à tous les participants, invités compris. Chaque appareil n'envoie alors que ce que dit la personne qui l'utilise, au moment où elle parle : rien pendant le silence, rien quand son micro est coupé, rien pendant un passage confidentiel ou une suspension de séance. Ce son est transformé en texte, puis oublié : le son n'est jamais gardé. Le texte est rangé dans la transcription de la réunion avec le nom et la qualité de la personne qui a parlé, tels qu'ils s'affichaient sous son image ; il est effacé trente jours après la validation du procès-verbal, comme toute transcription.

Les votes pendant une réunion à distance. À main levée, le choix de chaque élu est enregistré et figure au procès-verbal. À bulletin secret (article D2315-1 du Code du travail), Mandava enregistre seulement qui a voté, jamais ce qu'il a voté : les bulletins sont comptés à part, sans nom, et seul le total (pour, contre, abstentions) est gardé à la clôture. Personne, ni les élus, ni la direction, ni l'éditeur de Mandava, ne peut relier un vote à la personne qui l'a exprimé.

La sécurité

Pour se connecter, l'élu reçoit un code par e-mail ; Mandava n'en garde qu'une empreinte, valable quinze minutes. La connexion dure trente jours sur un même appareil, puis il faut un nouveau code.

Où sont les données

La base de données et les fichiers (photos des reçus) sont hébergés par Cloudflare et rangés dans l'Union européenne. Chaque CSE a son propre espace : un CSE ne voit jamais les données d'un autre.

Qui d'autre voit des données

La direction de l'entreprise : jamais. À l'intérieur du CSE, le dossier d'un salarié n'est vu que par les élus qui l'assistent.

Pour fonctionner, Mandava s'appuie sur trois prestataires, qui n'agissent que sur ses instructions :

• Cloudflare héberge le service, transforme le son des réunions en texte, et relaie le son et l'image des réunions à distance.
• Brevo (France) envoie les e-mails : codes de connexion, ordres du jour, avis de réponse aux salariés, liens de confirmation des chèques cadeaux.
• Vérity, le service de rédaction de Mandava, rédige les projets de procès-verbaux et de comptes rendus, lit les reçus et répond aux questions sur le droit. Pour cela, elle transmet le texte nécessaire à un prestataire technique établi aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Ce prestataire ne garde ces textes que le temps nécessaire à la sécurité de son service et ne les utilise pas pour son propre compte.

Les questions déposées par les salariés ne sont jamais transmises à Vérity, et le nom d'un salarié défendu non plus. Pour rédiger le compte rendu d'un entretien, et seulement à la demande d'un élu qui assiste le salarié, Vérity reçoit les notes de l'entretien, les faits et l'issue, le prénom et le nom du salarié étant remplacés par « le salarié » avant l'envoi.

Les rappels envoyés par e-mail sur un dossier (date de l'entretien, dernier jour de la décision) ne partent qu'aux élus qui assistent le salarié, et ne contiennent jamais son nom.

L'éditeur de Mandava ne lit pas les données d'un CSE, sauf à la demande de ce CSE, pour l'aider.

Combien de temps

• Le son des réunions : jamais gardé.
• Les codes de connexion : quinze minutes.
• Les connexions : trente jours.
• L'empreinte de connexion des salariés qui posent une question : deux jours.
• Le lien personnel d'un salarié pour confirmer la réception d'un chèque cadeau : jusqu'à la fin de l'année qui suit la remise. La liste des salariés et leurs confirmations restent avec les données du CSE, comme preuve en cas de contrôle ; un salarié parti est marqué comme tel, et le CSE peut demander qu'il soit effacé.
• Les données du CSE : tant que l'espace du CSE existe. Le CSE peut demander à tout moment l'effacement complet de son espace, en écrivant à l'adresse ci-dessous : il est fait dans les trente jours.
• Le texte brut d'une réunion enregistrée : effacé trente jours après la validation du procès-verbal.

Cookies

L'application n'utilise que deux cookies, indispensables : l'un garde la connexion de l'élu, l'autre suit en direct la réunion en cours. Aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité.

Cette vitrine n'utilise aucun cookie, et elle ne fait appel à aucun site extérieur : ses polices et son décor sont hébergés avec elle.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter, corriger ou effacer vos données, en limiter l'usage, vous y opposer, ou les recevoir dans un format lisible.

• Vous êtes élu : écrivez à [email protected].
• Vous êtes salarié et un dossier ou une question vous concerne : adressez-vous aux élus de votre CSE, qui en sont responsables. Mandava les aide à vous répondre.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : www.cnil.fr.

Page mise à jour le 15 octobre 2026.